Aufwandsschätzungen sind so eine Sache. Niemand macht es wirklich gern, es ist schwierig auf das in der Organisation verankerte Wissen zurück zu greifen und es spielt immer eine große Unsicherheit mit. Wenn Schätzungen von Personen gemacht werden, die nicht in der Umsetzung beteiligt sind, werden die festgelegten Zeiten zur Umsetzung meist schnell in Frage gestellt.
Wie bekomme ich es aber hin, dass das in der Organisation verfügbare Wissen in die Schätzungen einfließt und die Akteure sich mit den Schätzungen einverstanden erklären?
Genau für diesen Fall wurde Planning Poker entwickelt.
Eine Methode zur Aufwandsschätzung
Planning Poker hat seinen Ursprung in Scrum, einem Framework des agilen Projektmanagements konzipiert zur Entwicklung von IT-Produkten. Es ist eine Methode der Aufwandschätzung und gleichzeitig eine der wenigen funktionierenden Methoden zum Wissensmanagement in Organisationen. Deshalb, weil genau zum richtigen Zeitpunkt die Erfahrungen, welche im Unternehmen zu einem bestimmten Themenbereich vorhanden sind auf den Tisch kommen und unter den Beteiligten diskutiert werden.
Ein spielerischer Ansatz mit erstaunlicher Wirkung
Wie es schon aus dem Namen deutlich wird handelt es sich bei Planning Poker um ein Kartenspiel, das Spaß verspricht. Es läuft nach festen Regeln ab, sodass Endlosdiskussionen vermieden werden. Jeder Teilnehmer bringt seine persönliche Auffassung unbeeinflusst von anderen Mitspielern zum Ausdruck. Deshalb ist das Ergebnis eine Schätzung des Teams und nicht einzelner Experten. Da jede Schätzung begründet und kurz besprochen wird, kommen in dieser frühen Phase eines Vorhabens die gesammelten Erfahrungen der Beteiligten zum Vorschein und werden untereinander ausgetauscht. Bei diesem Austausch geht es nicht um theoretische Fakten, sondern um angewendetes Wissen.
Der Ablauf
Jeder Teilnehmer benötigt ein Set Planning Poker Karten. Die Karten sind bedruckt mit der Zahlenfolge der Fibunacci-Reihe (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 ….). Zusätzlich ist eine Karte mit einer Kaffeetasse enthalten. Letztere steht für die Aufforderung zu einer Pause. Mit den Zahlenkarten wird abgeschätzt. Die Punkte können entweder für Zeiten oder Komplexität stehen. Die Abschätzung nach Komplexität hat den Vorteil, dass niemand bei der Umsetzung benachteiligt wird, da ein unerfahrenes Teammitglied für eine Aufgabe wahrscheinlich länger als ein alter Hase braucht. Das Team kann jedoch in gleichen Zeitabschnitten die gleiche Anzahl an Komplexitätspunkten bewältigen. Nachteil des Abschätzens nach Komplexitätspunkten ist, dass dies ein wenig Übung bedarf.
Die Zahlen auf den Karten entsprechen übrigens der Fibunacci-Reihe, da damit zum Ausdruck gebracht werden soll, dass komplexere Aufgaben unsicherer in der Abschätzung sind. Deshalb gibt es keine Karten mit 37,5 Punkten 😉
Im Folgenden werden diese Schritte durchlaufen:
- Ein Beteiligter erläutert die Aufgabe, die geschätzt werden soll.
- Jeder Teilnehmer überlegt sich, was er dafür veranschlagt, nimmt die entsprechende Karte aus seinem Set und legt sie verdeckt vor sich auf den Tisch.
- Wenn der letzte Teilnehmer seine Karte abgelegt hat, drehen alle gemeinsam die Karten um.
- Die Schätzer mit dem niedrigsten und dem höchsten Schätzwert begründen ihre Schätzungen. An dieser Stelle kommt es oft zu Aha-Effekten wie “Das habe ich schon mal gemacht, dabei tritt häufig diese und jene Problematik auf, die zu berücksichtigen ist” oder “Beim letzten mal habe ich heraus gefunden, dass das so und so gemacht werden kann, dieses Vorgehen spart jede Menge Zeit”, usw. Hier ist auch Platz für eine Diskussion des Problems, bei Bedarf auch gerne mit einem Timer, um ausschweifende Diskussionen zu vermeiden.
- Dann folgt eine weitere Schätzrunde basierend auf den vorherigen Aussagen. Es wird niemals der Mittelwert genommen, sondern der Wert, auf den sich das Team einigt.
- Gebraucht werden konzentrierte Teilnehmer, die gut denken können. Deshalb darf die Karte mit der Kaffeetasse gern genutzt werden. Es geht schließlich nicht darum, so schnell wie möglich irgend etwas zu schätzen, sondern so gut wie möglich.
- Das Ergebnis sind vom Team geschätzte und mit getragene Aufwände.
Viel Spaß beim Pokern!