Probleme durch Prozessoptimierung lösen?

Was tun wenn in meinem Unternehmen, meinem Bereich, meiner Abteilung ein Problem auftritt? Wie kommen wir raus aus der Krise? – Die Antwort auf diese Fragen scheint einfach: Prozessoptimierung! Wenn es nicht richtig läuft, analysieren wir zuerst die Prozesse und schauen, wo wir etwas verbessern können. Und weil dies das gewohnte Vorgehen ist, gibt es sogar eine ganze Industrie von Beratern, die auf Prozessanalyse und –optimierung spezialisiert ist. Da holen wir uns externe Unterstützung und schon geht es mit der Optimierung ganz schnell und mit unserem Betrieb ganz schnell wieder bergauf. – Oder etwa nicht?

Ein System lässt sich nicht durch seine Einzelteile erklären!

Wenn das alles so einfach ist – warum müssen wir dann ständig unsere Prozesse optimieren? Offensichtlich sind einmal optimierte Prozesse gar nicht so optimal. Natürlich sind Prozesse an sich eine tolle Sache. Per se laufen sie nämlich immer gleich ab und haben klar definierte Ein- und Ausgangsschnittstellen (Input / Output). Und weil das so ist, besitzen Prozesse eine Komplexität von Null, weil ihr Ergebnis (fast) immer eindeutig vorhersehbar ist. Also ist es doch naheliegend alle Aktivitäten einer Organisation in Prozesse aufzuteilen. Und wenn etwas im Unternehmen schief geht müssen wir nur alle Prozessbestandteile analysieren und deren Funktion genau verstehen um die gesamte Organisation verstehen zu können. Wir können dann an einer Schraube in der Verwaltung drehen und schon schnellen unsere Umsätze in die Höhe. So einfach will es uns zumindest der mechanistische Managementansatz glauben machen. Genauso einfach ist es wenn wir z. B. einen Airbus komplett auseinander nehmen. Dann können wir jedes einzelne Bauteil (Es gibt Millionen davon!) exakt verstehen. Und wenn wir das getan haben, dann wissen wir genau wie das ganze Flugzeug funktioniert. Oder etwa nicht?

Das System ist komplex, nicht die Prozesse!

Natürlich funktioniert das nicht! Wir haben nämlich etwas sehr wichtiges außer Acht gelassen: Komplexität. Ein System ist nicht einfach nur die Summe seiner Teile, sondern die Teile arbeiten in komplexer Weise zusammen und sorgen dafür, dass wir das Verhalten des Gesamtsystems i. d. R. nicht vorhersehen können, auch wenn wir alle Einzelteile wunderbar genau verstehen. Das bedeutet aber wiederum, dass wir die Krise eines Unternehmens nicht einfach durch die Verbesserung einiger Prozesse überwinden können. Prozesse die zur Lösung eines Problems ungeeignet sind werden nicht dadurch geeigneter wenn wir sie optimieren. Nein, dadurch werden sie nur besser und hübscher ungeeignet. Ungeeignet bleiben sie aber auf jeden Fall!

Nicht Ungeeignetes besser, sondern anders machen!

Wenn wir also ein Problem identifiziert haben, dann müssen wir nicht am Bestehenden festhalten und dieses optimieren. Stattdessen müssen wir ungeeignete Prozesse über Bord werfen und durch bessere Alternativen ersetzen. Wir müssen nicht etwas besser machen, sondern anders! Wir müssen alte Zöpfe abschneiden, uns von Gewohnheiten trennen und unser Verhalten ändern! Schluss mit dem Optimierungswahn – wenn es anders besser geht! Das ist natürlich unbequem und gar nicht so einfach. Wer diesen Punkt aber verstanden hat ist schon auf dem richtigen Weg.

Willst Du lernen wie und was du anders machen kannst statt nur Ungeeignetes besser? Dann informiere dich über unser LEADaktiv Camp in dem wir dir genau das zeigen!